Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

Как утвердить свою форму

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам.

Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2017 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

В силу этого соответствия унифицированные формы продолжают применяться без каких-либо корректировок.

Однако в случае с заполнением листа на месяц может потребоваться его редактирование.

Изменения в путевых листах в 2019 году не предусмотрены. Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476).

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

  1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
  2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
  3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
  4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
  5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
  6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
  7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
  8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
  10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
  11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
  12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью.

Организации и предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт, должны применять путевые листы с обязательными реквизитами. Их перечень утвержден приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 (далее — приказ № 152).

— тип и модель транспортного средства (для сравнения — в постановлении № 78 указывается марка);

— отметка о проведении предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.

Компании, использующие автомобиль для личных нужд, вправе применять самостоятельно разработанную форму путевого листа . Она должна отвечать требованиям статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказа № 152 (письма Минфина России от 25.08.

09 № 03-03-06/2/161, от 07.04.06 № 03-03-04/1/327 и УФНС России по г. Москве от 13.10.09 № 16-15/107268) независимо от того, собственный или арендованный транспорт использует налогоплательщик (письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.08 № 20-12/064123.2).

На практике налоговики продолжают требовать соблюдения постановления № 78 от организаций, не являющихся автотранспортными. Но суды с ними не согласны (постановления ФАС Московского округа от 12.12.11 № А41-35844/10 и от 30.11.11 № А40-138375/10-116-612).

Если организация пойдет навстречу требованиям налоговиков, ей придется заполнять все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.09.09 № Ф04-4540/2009(11903-А27-26)).

  1. Знать, где же находился автомобиль компании, какую работу выполнял водитель.
  2. Отчитаться перед налоговой службой.
  3. Рассчитать средства, которые были потрачены на бензин и ГСМ, которые не подлежат налогообложению.
  4. Уменьшить сумму налогов.
  5. Вести нормативно-правовую базу данных в бухгалтерии.

Не все работодатели желают связываться с оформлением путевых листов. Как правило, на заполнение бумаги уходит много времени. Поэтому можно упростить такой документ только некоторым организациям – тем, которые не имеют штатных водителей и транспортных средств, предназначенных для выполнения перевозок в целях компании.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (от 21.11.1996 N129) в документе вы должны указать все главные сведения.

Правила заполнения путевых листов изменили впервые за 11 лет. Уточнения в Приказ Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152 были внесены другим приказом — от 18 января 2017 г. N 17 «О внесении изменений в обязательные реквизиты и поряднения путевых листов, утв. Приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. N 152.

Конкретные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 (путевой лист легкового, грузового автомобиля, автобуса и пр.)

Если организации не подходят типовые формы и она является нетранспортной, то компания может разработать свои, руководствуясь обязательными требованиями (см. раздел II приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 и нижеперечисленные нововведения[1]). При этом о „собственной“ форме обязательно следует упомянуть в Учетной политике организации!

Обратите внимание! Если форма путевого листа разрабатывается компанией самостоятельно, то срок действия „путевки“ определяется компанией произвольно, в то время как срок действия типовой унифицированной формы — один рабочий день (или одна смена). Кроме того, в этот путевой лист можно вписать сразу нескольких водителей.

Итак, изменений два.

1. Печать или штамп организации/ИП в верхней части путевого листа больше ставить не нужно (п. 1 Приказа от 18.01.2017 г. № 17).

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

2. Появилось новое обязательное требование: теперь в путевом листе нужно проставлять дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Делать это должны контролер технического состояния автотранспортных средств или контролер технического состояния городского наземного электрического транспорта.

Если организация нетранспортная и небольшая (допустим, в ней всего один или два автомобиля), и сотрудники не обладают необходимой квалификацией для проведения предрейсового контроля, можно заключить договор о его проведении со сторонней организацией.

Обратите внимание! Если сотрудник использует личный транспорт в рабочих поездках, ему точно так же нужно выписывать путевой лист. Это предоставляет возможность:

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

  • водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
  • бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
  • сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
  • если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
  • путевой лист.

Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц

Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.

Также можно самостоятельно разработать свою форму листа путевки и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. При этом не забудьте про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в таком бланке.

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Что будет, если не оформлять путевые листы?

В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.

Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.

Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:

  • обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
  • обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.
ПОДРОБЕЕ:  Мультивиза в Польшу самостоятельно на 2 года, цена в Москве 2019

Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:

  • указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
  • отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.

Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной.

С программой «Бухсофт: Путевые листы» заполнять путевые листы легкового автомобиля даже в ежедневном режиме — просто, быстро и удобно.

Правда, далеко не всем организациям хочется заниматься этим каждый день, не исключены и случаи, особенно в небольших компаниях, когда для этого просто нет возможностей. Потому многие задаются насущным вопросом — можно ли выдавать путевой лист на несколько дней?

За ответом обратимся к пункту 10 Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», где сказано, что путевой лист может быть оформлен на один день либо срок, не превышающий один месяц.

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.

Трудовая инспекция может оштрафовать (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):

  • организацию — на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
  • должностных лиц (например руководителя) — от 15 000 до 25 000 руб.

Помимо этого, водителя могут наказать сотрудники ГИБДД. Так, за управление транспортным средством организации без путевого листа предусмотрен штраф в сумме 500 рублей (статья 12.3 КоАП). Однако инспекторы ГИБДД на первый раз могут ограничиться и предупреждением.

Отсутствие путевого листа может обернуться несколькими проблемами.

– это не любые затраты, а только

. (ст. 252 НК РФ) «Документально подтвержденные» означает необходимость подтверждения документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Поэтому, чтобы расходы на ГСМ и содержание автомобиля были расходами в понимании налога на прибыль и УСН 15% — нужны путевые листы.

. Расходы на аренду авто будут обоснованы экономически, если автомобиль используется организацией/ИП, которая его арендует. Иначе, при налоговой проверке расходы на аренду авто могут счесть необоснованной: арендная плата за «неиспользуемый» автомобиль.

Существует мнение: путевые листы можно заменить отчетом  электронной системы контроля пробега и расхода топлива. Это не так. Смысл в том, что электронная система облегчит составление путевого листа, но не избавит от его составления.

Отчет, хоть и содержит информацию, не является первичным учетным документом,  не включает всех обязательных реквизитов.  Поэтому, путевой лист придется оформлять даже при использовании электронной системы. Данные из отчета (о расходе топлива, о пробеге) вносятся в путевой лист.

Этой позиции придерживается и Минфин. В письме от 16 июня 2011 г. N 03-03-06/1/354 о порядке документального подтверждения расходов на приобретение топлива в целях исчисления налога на прибыль. Минфин указывает на необходимость документального подтверждения расходов путевыми листами (или документами,

содержащими все реквизиты

). С указанием то,  данные приборов учета и контроля за перемещением ТС могут использоваться при составлении таких документов.

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

Штраф 500 рублей за отсутствие путевого листа —

КоАП РФ. И его правомерность вряд ли удастся оспорить, это позиция Верховного суда (вышеупомянутое

Обосновывается такая практика нормами ПДД, а не Уставом автомобильного транспорта. Проще говоря, под водителем понимается любой, кто управляет ТС, а не «профессиональный водитель». Пассажир – любой, кто находится в автомобиле, но не управляет им, а не тот, кто «платил за проезд».[*]

П. 2.1. ПДД закрепляет обязанность водителя иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать путевой лист, если это установлено законом.

П. 9.  Правил заполнения путевых листов, гласит: Путевой лист оформляется на каждое ТС, используемое юрлицом/ИП для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом <…>  в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Официальный смысл толкования этих норм Верховным судом следующий: цель – обеспечение безопасности дорожного движения и перевозок. А такая обязанность возложена на юрлиц и ИП законом о безопасности законом «О безопасности дорожного движения» от 10.12.1995 N 196-ФЗ.

  • Водитель — лицо, управляющее каким-либо транспортным средством
  • Пассажир — лицо, кроме водителя, находящееся в транспортном средстве (на нем), а также лицо, которое входит в транспортное средство (садится на него) или выходит из транспортного средства (сходит с него)

Постановление № 78 предписывает оформлять утвержденную форму путевого листа в основном только на один день или смену. А пункт 10 приказа № 152 допускает выписку одного путевого листа на срок, не превышающий одного месяца.

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

Получается, что неспециализированные компании независимо от того, какую форму они применяют (утвержденную или собственную), вправе оформлять ее на любой срок в пределах месяца (письмо Минфина России от 16.03.

06 № 03-03-04/2/77). Если, конечно, такого документа достаточно для оправдания суммы затрат (письмо от 07.04.06 № 03-03-04/1/32). Поэтому в самостоятельно разработанной форме путевого листа нужно предусмотреть период его применения.

Налоговики не всегда приветствуют тот факт, что путевые листы выдаются на период, превышающий один день. Но суды полностью поддерживают налогоплательщиков, не относящихся к числу автотранспортных организаций.

Они указывают, что такие лица вправе организовать учет расходования топлива сообразно специфике своей деятельности (постановления ФАС Московского от 13.04.11 № КА-А40/2962-11, Волго-Вятского от 27.04.09 № А38-4082/2008-17-282 и Северо-Западного от 10.04.09 № А56-21728/2008 округов).

Когда заказчику выгодно иметь копии путевых листов исполнителей?

Копии путевых листов исполнителей работ или услуг могут понадобиться заказчикам в качестве дополнительного доказательства, что исполнитель действительно оказал ему те или иные услуги.

Аренда транспортного средства с экипажем или перевозки. По мнению налоговиков, наличие путевых листов в данной ситуации позволит определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время в пути (к примеру, письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.

08 № 20-12/041966.1). Причем иногда проверяющие требуют представить путевые листы, оформленные именно арендатором. Хотя этот документ в данном случае оформляет арендодатель, который эксплуатирует транспортное средство.

Аналогичная ситуация складывается с подтверждением расходов на оплату услуг сторонних перевозчиков. Налоговики могут потребовать копии путевых листов перевозчика. Исключение — аренда автомобиля с экипажем у физлица, не являющегося ИП. Ведь такие лица не должны оформлять путевые листы (п. 2 приказа № 152 и п. 2 постановления № 78).

Однако суды считают, что отсутствие путевых листов у заказчика услуг не свидетельствует об отсутствии документального подтверждения таких затрат. Путевые листы предусмотрены для эксплуатирующих организаций, которыми в рассматриваемых случаях являются арендодатель и перевозчик (постановления ФАС Московского округа от 19.03.

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

В то же время копии путевых листов понадобятся заказчику, если договором с перевозчиком или арендодателем предусмотрена компенсация его расходов на ГСМ. Ведь при этом затраты несет заказчик или арендатор.

Компенсации за использование личного автотранспорта. Контролирующие органы считают, что при выплате такой компенсации необходимо оформлять путевые листы (письма Минфина России от 13.04.07 № 14-05-07/6 и УФНС России по г. Москве от 21.01.

Однако суды указывают, что для признания поездки, осуществленной в служебных целях, наличие путевого листа не является обязательным условием. Ведь такие документы применяются в целях учета работы автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях (постановления ФАС Московского от 24.06.09 № КА-А40/4219-09 и Центрального от 25.05.09 № А62-5333/2008 округов).

Расходы на содержание автотранспорта, в том числе арендованного или полученного в лизинг. Это касается его амортизации, ремонта, технического обслуживания, страхования и вычета по НДС по таким затратам.

ПОДРОБЕЕ:  Страхование жизни и здоровья заемщиков по потребительскому кредиту: условия и стоимость

Здесь позиция судов неоднозначна. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 20.05.10 № А05-15073/2009 при недостатках оформления путевых листов были признаны необоснованными амортизационные отчисления по легковым автомобилям.

Вместе с тем в постановлении от 14.05.09 № КА-А40/4069-09 ФАС Московского округа признал расходы компании на лизинг, техническое обслуживание и страхование автомобилей обоснованными без каких-либо путевых листов.

Почему путевой лист обязателен при использовании автомобиля организацией или ИП

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

Если транспортное средство используется гражданином в личных целях, то надобность в оформлении путевого листа не возникает, поскольку это предусмотрено названными выше нормативными актами только для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт.

Но если транспорт эксплуатируется по служебной необходимости и есть соответствующая договоренность между работником и работодателем, то данный документ не помешает. Как указано в Письме Минфина РФ от 11.06.

2014 № 03‑04‑05/28243, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.

Названный доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

Напомним, что к ним относятся:

  • оплата (полностью или частично) товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения, в интересах налогоплательщика;
  • полученные налогоплательщиком товары, выполненные в интересах налогоплательщика работы, оказанные в интересах налогоплательщика услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой работодателем.

Если личный автомобиль сотрудника используется в связи со служебной необходимостью, это делается в интересах не работника, а работодателя, и говорить о получении дохода в натуральной форме здесь нельзя.

Отчасти в пользу такой позиции свидетельствует Письмо Минфина РФ от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39406, в котором дан положительный ответ на вопрос о подтверждении в целях налога на прибыль компенсируемых расходов водителей на использование личного транспорта в служебных целях.

Хотя все сказанное больше касается налогообложения, служебный характер расходов, произведенных при эксплуатации личного транспорта в интересах работодателя, требует подтверждения и для целей бухгалтерского учета.

Можно обратиться к Постановлению Правительства РФ от 02.07.2013 № 563 и утвержденным им правилам выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях, в которых говорится, что гражданским служащим полагается возмещение расходов на приобретение ГСМ по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Выплата компенсации за использование личных автомобилей производится отдельно от возмещения поименованных расходов. Для обоснования первых (фактических) затрат как раз может пригодиться путевой лист.

Среди обязательных реквизитов путевого листа, предусмотренных приказом № 152, отсутствуют сведения о маршруте движения транспортного средства. Однако именно эта информация необходима, чтобы подтвердить обоснованность затрат на содержание транспорта.

Арбитражная практика по этому вопросу противоречива. Одни суды склонны поддерживать налоговиков (постановления ФАС Восточно-Сибирского от 16.07.2010 № А33-10451/2009 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 11.10.

Другие суды считают, что маршрут движения не так важен (постановления ФАС Московского от 26.08.10 № КА-А41/9668-10, от 08.12.09 № КА-А40/13500-09, Северо-Западного от 23.11.09 № А56-4991/2009, Северо-Кавказского от 31.08.11 № А53-26379/2010 и Уральского от 25.02.10 № Ф09-827/10-С2 округов).

На практике во многих случаях компании указывают в путевых листах маршрут «по городу». Ведь за день либо за иной период времени, на который составляется путевой лист, водитель может заехать во множество мест.

Инспекторы с этим не согласны и считают, что маршрут должен указываться максимально подробно, то есть содержать адрес и наименование организации места следования. Такие же выводы содержатся в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.10 № А33-10451/2009.

Однако есть решения и в пользу налогоплательщиков. Так, в постановлении от 12.10.10 № Ф09-8425/10-С3 ФАС Уральского округа признал обоснованными расходы компании на ГСМ при указании маршрута «по городу» и при отсутствии доказательств инспекции об использовании автомобилей в непроизводственных целях.

Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях.

Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину заполнить сразу нескольких путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в Журнал выдачи путевых листов. Оформленные документы нужно хранить в течение 5 лет.

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

Автотранспортные предприятия заполняют путевки ежедневно. Другие могут делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Однако если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.

Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник. Это может быть диспетчер или секретарь автохозяйства. Все путевки должны быть пронумерованы.

При выезде автомобиля, а также после его возвращения в гараж, путевку должен проверить механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверить своей подписью с указанием Ф.И.О.

Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, а также поступление и использование ГСМ.

Показатель «Расход горючего по норме» указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в бюджетной организации приказом руководителя.

Также в обязательном порядке должны быть проставлены отметки медработника о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник должен сделать запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

На обратной стороне путевки указывается информация, куда следует автомобиль. В противном случае она не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ.

П. 9.  

путевых листов, гласит: Путевой лист оформляется на каждое ТС, используемое юрлицом/ИП для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом <…>  в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Путевые листы обязательны даже при использовании автомобиля для собственных нужд организации. Верховный суд РФ закрепил такую практику

. Соответственно, этой позиции придерживаются и большинство нижестоящих судов.

Как правильно заполнить путевой лист легкового автомобиля: основные правила и реквизиты Далеко не каждому владельцу транспортного средства необходимо заполнять. Или тому, кто отвечает за управление им.

Когда нужно заполнять на легковой автомобиль и как это сделать, вы можете узнать в материалах данной статьи. Классификация На сегодняшний момент существует несколько видов интересующего нас документа, применимые к любому известному транспорту.

Исходя из этого, по назначению ПЛ можно классифицировать следующим образом: легковой транспорт; специальный транспорт; грузовое ТС; пассажирское такси; автобус.

Использование путевого для легкового автомобиля

Для каждой организации, которая осуществляет перевозку автомобильным транспортом как грузов, так и пассажиров, обязательным условием является наличие путевого листа.

У каждого такого листа имеется специальная форма №3 и оформляется по правилам, указанным в перечне о порядке выполнения расчетов за перевозки автотранспортом.

Образец заполнения легкового автомобиля форма-3 Наличие автомобиля у юридического лица налагает определенные обязательства по ведению учета при использовании машины. Одним из документов, необходимых в такой ситуации является легкового автомобиля форма-3.

Необходимость в

легкового автомобиля — как правильно заполнять

Диспетчер обязан заполнить путёвку (форма 3, её могут применять только транспортные и бюджетные организации), и выдать водителю в руки. В неё требуется вписать такие сведения: Необходимо включать нижеперечисленные реквизиты:

Изучаем пример заполнения путевого листа – каждая цифра важна

Изучаем пример заполнения – каждая цифра важна

Форма Унифицированная форма путевого листа введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.

Однако обязанность пользоваться именно этим бланком возложена только на автотранспортные предприятия.

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля: подсказки и рекомендации

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля: подсказки и рекомендации

лист легкового автомобиля:бланки водителя выдается диспетчером.

Диспетчер должен указать в этом документе следующую информацию: Когда автотранспорт возвращается назад, то он проходит осмотр у механика.

Как заполнить путевой №5 (92) 2010 Рассмотрим порядок оформления листов на примере заполнения формы №3 «Путевой легкового автомобиля». Индивидуальный предприниматель Кондрашов Сергей Иванович использует в своей деятельности легковой автомобиль «Форд Фокус Си Макс» с объемом двигателя 1,8 л.

Путевые листы выписываются на неделю (5 рабочих дней). Ответственным за эксплуатацию автомобилей приказом по организации назначен сам предприниматель (он же выполняет обязанности механика и диспетчера).

На какой срок можно оформлять путевой лист: один день или в пределах месяца?

Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза.

ПОДРОБЕЕ:  Выписать из квартиры через суд исковое заявление

Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Обязательно ли указывать сведения о проведенных медосмотрах водителей?

Юрлица и ИП, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны проводить медосмотры водителей согласно абзацу 5 пункта 1 статьи 20 Федерального закона от 10.12.

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

Некоторые из них полагают, что действие указанного закона, а также подзаконных актов, предусматривающих обязанность проводить медосмотры водителей, распространяются только на компании, осуществляющие перевозки пассажиров и грузов.

В то же время ФАС Западно-Сибирского округа не согласился с доводами организации, на балансе которой имелись два легковых автомобиля, а в штате — один водитель, о том, что на нее не распространяются данные требования.

В постановлении от 15.01.10 № А72-4961/2009 ФАС Поволжского округа отверг доводы организации о том, что она не занимается оказанием услуг по рейсовой перевозке пассажиров. А в постановлении ФАС Уральского округа от 28.12.

Поскольку такая отметка относится к числу обязательных реквизитов путевого листа, безопаснее делать отметки о медицинских осмотрах водителей. Но тогда придется заключать договор на освидетельствование с медицинским учреждением, что повлечет дополнительные траты.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.

Итак, в лист по порядку вписываются:

  • дата его составления;
  • название организации и ее адрес;
  • код по ОКПО;
  • марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
  • государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
  • данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

  • кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
  • адрес подачи;
  • время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
  • подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

  • сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
  • затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
  • затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

  • адрес, с которого автомобиль выехал,
  • место назначения,
  • время выезда и возвращения,
  • пройденный километраж,
  • подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Необходимость в

Изучаем пример заполнения – каждая цифра важна

Форма Унифицированная форма путевого листа введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

Однако обязанность пользоваться именно этим бланком возложена только на автотранспортные предприятия.

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов — приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 в его действующей редакции. Выделим его ключевые положения:

  • путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства (п. 9 приказа Минтранса № 152); при посменном использовании машины разными водителями нужно формировать отдельный лист на каждого из них (п. 11);
  • с 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевые листы на месяц нельзя (п. 10);
  • в наименовании документа должен быть зафиксирован тип машины, в заголовке — номер путевого листа (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
  • в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;

На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. Основной источник права, в котором утверждены бланки путевых листов для различных видов автомобильной техники, а также типов предприятий — постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Однако применение этого документа не является обязательным, и владелец транспорта вправе сам разработать свой бланк путевого листа или, взяв за основу подходящую унифицированную форму, дополнить ее нужными реквизитами.

Но каким бы ни был применяемый владельцем транспорта бланк, он должен содержать обязательные для него реквизиты, его нужно утвердить в качестве используемого и заполнять, следуя рекомендациям приказа Минтранса № 152.

О том, каковы последние изменения, внесенные в этот приказ, читайте в материале «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа».

Наши специалисты на основе унифицированных бланков подготовили для вас образцы заполнения путевых листов в формате Word.

По каким еще реквизитам могут возникнуть претензии?

Обязательные реквизиты  и порядок заполнения путевых листов утвержден

Важно обратить внимание на следующее.

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

— показателей спидометра как при указании, так и неуказании в них маршрута движения. Например, в определении ВАС РФ от 18.08.10 № ВАС-10498/10, постановлении ФАС Северо-Западного от 07.02.12 № А05-12219/2010, Западно-Сибирского от 01.12.

08 № Ф04-7500/2008(16942-А27-37) округов суды встали на сторону налоговиков. Противоположное решение принято в постановлениях ФАС Московского от 07.04.09 № КА-А41/2439-09 и Северо-Западного от 23.11.09 № А56-4991/2009 округов;

— километража по каждому маршруту, подписей с расшифровкой пользователей автомобиля напротив каждого рейса и несоответствие переходящих значений остатков топлива в баках при выезде и возвращении. Такие недостатки содержались в путевых листах унифицированной формы, заполненных автотранспортной организацией, и позволили суду поддержать позицию налоговиков в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 27.02.

— сведений о водителе. Например, в постановлении от 30.11.10 № А65-17164/2009 ФАС Поволжского округа не поддержал инспекцию, указавшую на такой недостаток. Он отметил, что право на вычет НДС не зависит от точности и полноты сведений, отраженных в путевых листах.

Кроме того, налоговики практикуют сопоставление данных, содержащихся в путевом листе, как с другими путевыми листами, так и с прочими документами организации. К примеру, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 20.11.

09 № А46-11958/2009 суд признал необоснованными расходы на ГСМ по путевым листам, в которых, помимо прочих недочетов, не сходились переходящие показания спидометра и данные которых не соответствовали товарно-транспортным накладным

Общие требования к первичной документации закрепляет статья 9 закона № 402-ФЗ, а также пункт 25 Федерального стандарта № 256н. Только полное раскрытие следующих реквизитов дает право принять путевой лист к бухгалтерскому и налоговому учетам:

  • наименование первички: «Путевой лист»;
  • дата составления бумаги;
  • наименование субъекта учета, составившего документ, то есть указывается наименование организации;
  • содержание факта хозяйственной жизни, для путевого листа — это эксплуатация автомобиля;
  • величина натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения, в путевом листе раскрывается сразу несколько показателей, это и остаток ГСМ (бензин, газ, дизельное топливо), это и нормы рабочего времени водителя (часы, смены для начисления заработной платы), это могут быть и другие показатели, в зависимости от специфики деятельности, например пройденные км;
  • наименование должности работника, лица, отразившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности работника, лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, например указание реквизитов доверенности, на основании которой действуют доверенные лица.

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

Однако этих требований для бланка путевого листа легкового автомобиля 2019 недостаточно. Ведь перечислены только требования, актуальные для бухучета. А путевой лист — это специфическое разрешение на эксплуатацию транспортного средства. Следовательно, нужна дополнительная информация.

Adblock detector